İnsan Kaynakları Süreçlerinde Dijitalleşme - Dijital İK

İlerleme ve gelişimin en önemli adımı, yeniliklere uyum sağlamaktır. İnsan Kaynakları'nda dijitalleşme adımlarını ve Dijital İK stratejinizi nasıl geliştirmeniz gerektiğini biliyor musunuz? Bu yazımızda İnsan Kaynakları süreçlerinde dijitalleşme adımlarını inceledik.

Dijitalleşmenin en çok konuşulduğu dönemlerde Covid-19 salgını bize, aslında dijitalleşmenin tam anlamıyla sağlanamadığını gösterdi. Özellikle tam kapanma dönemlerinde dijitalleşmenin ve değişime uyum sağlamanın önemi bir kez daha anlaşıldı. Pandemi sürecinde alışveriş, eğitim, yasal süreçler, yapılan işler, sosyalleşme, hobiler ve daha pek çok alanda hemen hemen her şeye benzer şekilde ulaştık ve işlerimizi dijitalleşme sayesinde yoluna koymaya başladık. Peki iş dünyasında ve özellikle  İnsan Kaynakları’nda dijitalleşme nedir? Bu yazımızda dijitalleşme nedir, İnsan Kaynakları’nda dijital dönüşüm yani Dijital İK başlıklarını inceledik. O halde en temel bilgiden başlayalım. 

Dijitalleşme Nedir?

Dijitalleşme, bir iş modelini değiştirmek, yeni gelir ve değer üreten fırsatlar sağlamak için dijital teknolojilerin kullanılması ve dijital bir işletmeye geçiş sürecidir. (1) Dünya ekonomisinin geleceği için en önemli trendlerden biri olan bu süreç, organizasyonların bütün departmanlarına uygulanması gereken önemli bir konu. 

Dijitalleşme Alanları

2000’lerin ilk yıllarında hızla yaygınlaşmaya başlayan dijital teknolojiler (Akıllı telefonlar, yapay zeka, Nesnelerin İnterneti vb.) günümüze kadar büyük bir hızla geliştirildi. Hem günlük yaşamımızı hem de iş dünyasını derinden etkiledi. Karmaşık fiziksel makine ve cihazların, daha fazla organizasyonel çıktı elde edilmesinde tahmin, kontrol ve plan aracılığıyla ağ bağlantılı sensör ve yazılımların entegrasyonu olarak açıklanan Endüstri 4.0 tabanlı dijital dönüşüm, işletmelerde; nesnelerin interneti, bulut bilişim, akıllı robotlar, yapay zekâ, 3D yazıcılar, artırılmış gerçeklik ve uzay teknolojilerinin giderek büyük yer edinmesine zemin hazırlamaktadır. (2)

Dijitalleşme tamamen teknoloji odaklıdır. Dijital yenilikler, yeni teknolojilerle yaratılır ve geliştirilir. Her ne kadar kamuya ait kurumlarda da hızlı bir şekilde dijital dönüşüm sağlanıyor olsa da hâlâ bazı işlemler için devlet dairelerinin kapısını çalıyoruz. Kamu için büyük bir sorun olmayabilir ancak dijital dönüşüm ruhunu yakalayamayan özel bir şirketin, sektördeki ilerlemeye ve değişme uyum sağlaması mümkün görünmüyor. Piyasalar, sektörler çok hızlı değişiyor. Artık neredeyse bütün sektörlerde dijitalleşmenin ruhunu hissediyoruz çünkü zamanın ruhunu yakalayamayanların ilerleme şansı pek yok.

Dijital İK Süreçleri

İnsan Kaynakları’nda dijitalleşme ya da Dijital İK, İK süreçlerini daha verimli, etkili ve İK modülleri arasında daha etkin bağlantı kurabilmek için sosyal, mobil, analitik ve bulut (SMAC - Social, mobile, analytics and cloud) teknolojilerinin kullanıldığı bir süreçler bütünüdür. Dijital İK, İnsan Kaynakları’nın çalışma şeklinde büyük bir değişimdir. 2020 yılında Almanya’da yapılan araştırmaya (3) göre, İK yöneticilerinin yüzde 40'ından fazlası, potansiyel çalışanları işe almak için kullandıkları dijital araçları verimli bulduklarını, yüzde12'si işe alım sürecinde kullanılan bu araçların çok verimli olduğunu belirtti. İnsan Kaynakları’nda dijital dönüşüm süreci dört aşamada incelenir:

1. Verimlilik Aşaması

Başlangıç aşamasında şirketler, İnsan Kaynakları süreçlerini en verimli şekilde yönetebilecekleri teknoloji platformlarına ya da yazılımlarına yatırım yaparlar. 

2. Etkinlik Aşaması

Bu aşamada teknolojiden, personel, eğitimi, performans yönetimi, iletişim ve iş alanlarındaki uygulamaları yükseltmek ve etkin bir şekilde kullanabilmek için yararlanılır.

3. Bilgi Aşaması

Veriler toplanır, elde olan verilerle birleştirilir ve iç görüler oluşturulması amacıyla raporlanır ve analiz edilir. Bilgi aşaması, Verimlilik aşamasında şirket sistemine entegre edilen teknolojilerden yararlanılır.

4. Bağlantı/Deneyim Aşaması

İnsanlar arasında bağlantı oluşturabilmek için Dijital İK’dan yararlanılır. Deneyimler oluşturulur ve teknolojiyle çalışan bağlılığı daha etkin bir şekilde sağlanır.

Dijital Dönüşüm Sürecinde Neler Yapabilirsiniz?

Sürecin başında yapılması gerekenler, stratejinizi ve bütçenizi ayarlamak olmalıdır. Var olan İK süreçlerinizde en etkin olandan en verimsiz olana bir sıralama yapabilirsiniz. Planlama, strateji belirleme ve sıralama süreçlerinden sonra ister modüller şekilde ilerleyerek isterseniz topyekün bir değişim sürecine girebilirsiniz. 

1. Veri/Analiz

Özellikle Çalışan Bağlılığı stratejilerinin geliştirilebilmesi için çok fazla veriye ihtiyaç var. Bu verileri çalışanlarınızla ya da yöneticilerle yaptığınız yüz yüze görüşmelerden elde etmeniz kolay değildir. Çalışanlar, sıkıntılarını, beklentilerini ve şirketinizle ilgili olarak kariyer planlarını yüksek sesle dile getirme konusunda çekingen davranabilirler. İşlerini kaybetme, olumsuz bir imaj oluşturma ya da yöneticileri tarafından yanlış anlaşılma gibi haklı sebepleri olabilir. Çalışan Bağılığı sürecinde, dijital dönüşüm çalışmalarından yararlanabilirsiniz. Çalışanlarınızın tamamen anonim olarak yanıtlayabilecekleri online anketler düzenleyerek şirket genelinde ya da departman bazındaki problemleri, beklentileri ve talepleri öğrenebilirsiniz. Çalışan Bağlılığı anket uygulamasında şirket dışından bir platform ile çalışmak, çalışanların daha doğru ve dürüst şekilde anketleri yanıtlamalarını sağlayacaktır.

2. İşe Alım Süreçleri

Aradığınız adaya kolay bir şekilde ulaşabileceğiniz, veriye dayalı, kişiselleştirilmiş, yapay zeka temelli bir işe alım programı ve özellikle teknik işe alımlarda adayların yeterliliğini ölçebileceğiniz yine yapay zeka temelli sınav uygulamaları. Adaylarınızı ofise davet etmeden sınav ve ön mülakat yapabileceğiniz teknolojik platformlar. Bunlar, işe alım sürecinin nasıl dijitalleştiğine dair örneklerden birkaçı.

3. Mobil İK 

Dijital dönüşümle birlikte mobil uygulamaların yaygınlaşması her şeyi kolaylaştırdı. Neden iş dünyasında ve özellikle bir İK mobil uygulaması olmasın? Akıllı uygulamaların kullanımı hem çalışanlar hem de İK için süreçleri basitleştirebilecek potansiyele sahip. Tıpkı şirket içerisinde kullanılan masaüstü uygulamalar gibi mobil uygulamalar da, çalışanların İnsan Kaynakları’na gitmeden taleplerini iletebilmelerini sağlayabilir. Aynı zamanda mobil İK uygulamaları Çalışan Bağlılığı anketlerinde de kullanılabilir.

4. Gamification İK Uygulamaları

Gamification yani Oyunlaştırma, oyun dinamiklerinin oyun dışı bağlamlarda uygulanmasıdır. Oyunlaştırma örnekleri arasında olan KPI’ların ödüllendirilmesi verilebilir. Çalışmalarda puanlama ve ödül sistemi geliştirilebilir. Oyunlarda kullanılan rozetler ve puanlarla çalışanların motivasyonu yükseltilebilir. Eğitim alanında da oyunlaştırma kullanılabilir. TalentLMS’in (4) 2019 yılında yaptığı bir araştırmada, Gamification ile desteklenen eğitimlere katılan çalışanların %83'ü daha fazla motive olduklarını belirtti. 

5. Bulut Tabanlı Eğitim

Remote ve hibrit çalışmanın yaygınlaşmaya başlamasıyla çalışanların eğitim için ofise gelmeleri ya da eğitim merkezlerine gitmelerini sağlamak kolay olmayabilir. Bulut tabanlı bir eğitim sisteminde gereksinimler internet bağlantısı ve bilgisayar. Hatta mobil uygunluğu olan bir sistem için bilgisayara bile gerek yok. 

Kaçırılmaması Gereken Trend: Dijital Dönüşüm

Dijital dönüşüm sadece İK özelinde değerlendirilmemesi gereken ve şirket içerisinde tüm departmanlara uyarlanması gereken bir süreç. İş dünyasında dijitalleşmenin faydaları arasında, operasyonlarda verimlilik artışı, daha az insan hatası, veri depolamanın kolay ve güvenli olması, işletme maliyetlerinde düşüş sayılabilir. Teknoloji çağında bir şirketin büyümesi ve ilerlemesi, yeniliklerin takip edilmesi ve uygulanmasına bağlıdır. Unutmayın dijital dönüşüm trendini kaçıranların geride kalmaları kaçınılmaz.

İnsan Kaynakları süreçlerinde şirketinizi geliştirmeye hemen şimdi bir adım atın. Arkhe Eğitim İnsan Kaynakları eğitimlerimizi inceleyin.

Kaynaklar:

(1) https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/digitalization 

(2) European Journal of Educational & Social Sciences  Volume 6 Issue 2  October 2021 - Digital Transformation in New Generation Human Resources Management - Emin Kırmızısaç - https://dergipark.org.tr/en/download/article-file/1646926#:~:text=%C4%B0K'n%C4%B1n%20dijital%20d%C3%B6n%C3%BC%C5%9F%C3%BCm%C3%BC%2C%20operasyonel,olanak%20tan%C4%B1yarak%20onlara%20zaman%20kazand%C4%B1rabilmektedir.

(3) https://www.statista.com/statistics/1289222/germany-efficiency-of-digital-recruitment-tools/

(4) https://www.talentlms.com/blog/gamification-survey-results/